De la construcción, decoración, montaje de stands y cuidado de instalaciones
Mediante el modelo Solicitud de Contrato de Participación el expositor podrá requerir de todos los servicios que precise para su participación en la Feria, incluyendo el tipo de montaje a contratar o solamente el espacio a utilizar.
PABEXPO otorga espacios para las siguientes modalidades:
- Espacio montado (espacio con stand modular montado por personal de Pabexpo)
- Espacio sin montar (espacio libre),
- Espacio de libre diseño (espacio libre donde el expositor realiza su propio diseño y montaje)
Los precios aprobados por el Comité Organizador para la contratación de espacios, en relación al tipo de montaje seleccionado, son definidos por PABEXPO y estarán en correspondencia con las tarifas aprobadas al respecto.
El montaje de los stands modulares lo realizará personal especializado de PABEXPO de acuerdo con los esquemas y planos de montaje entregado por los expositores, precisando divisiones internas, tipos de puertas, ubicación de reflectores y de instalaciones eléctricas, entre otros aspectos. Dado el caso que el expositor no entregue el diseño de su stand, el Organizador de conjunto con el Jefe del Área de Montaje dispondrá el montaje de acuerdo con sus intereses y no responderá por cualquier demora en su entrega. Cualquier cambio posterior en el diseño o división interior será cobrado adicionalmente según las tarifas establecidas para ello. PABEXPO utiliza generalmente un sistema de perfilería de aluminio con paneles modulares blancos. Los paneles y perfiles de aluminio no se podrán pintar, atornillar ni horadar. Dichas estructuras podrán soportar hasta 5 kg de peso en cada panel.
El espacio montado (modular) incluye espacio, estructura de aluminio y paneles, alfombra, rótulo con el nombre de la empresa y consumo de electricidad hasta 500W.
El espacio sin montar es el espacio otorgado libre de estructuras y paneles, solo incluye el consumo electricidad hasta 500 W.
En el espacio de libre diseño el expositor decide el diseño de su stand en el espacio otorgado y el alquiler de mobiliario y demás servicios. Incluye espacio y consumo de electricidad hasta 500W. Dicho montaje requiere por el tipo de stand a construir que los expositores con su personal de montaje accedan al recinto con mayor tiempo de antelación al normalmente concebido para las restantes modalidades.
Este tipo de montaje deberá concluir tres días antes del inicio de la Feria por lo que el expositor llevará control de estas fechas para el cronograma de montaje y le exigirá el cumplimiento del mismo a su brigada de montaje.
Cuando el expositor desee montar su propio stand (libre diseño) lo indicará al efectuar la reservación del espacio y entregará con no menos de 45 días de antelación al inicio de la Feria los planos (isométrico, en planta y eléctrico) así como la memoria descriptiva, el cronograma de ejecución, el nombre del constructor o entidad que realizará el montaje y el correspondiente presupuesto para su aprobación por PABEXPO. Cualquier cambio posterior en el diseño aprobado deberá ser consultado al Organizador, y dependiendo de la complejidad de los mismos y de la proximidad a inauguración de la Feria, sea cual sea el tipo de montaje, serán cobrados adicionalmente, en dependencia de las tarifas aprobadas en PABEXPO a tales efectos.
Con independencia del montaje a ejecutar (modular o de libre diseño) PABEXPO o sus empresas constructoras tendrán la primera opción para ejecutarlos, y dado el caso que sea adjudicado a otra entidad o constructor distinto se aplicará por parte de PABEXPO una tarifa superior al espacio contratado así como a las credenciales de montaje que serán facturadas al expositor. La autorización escrita para el inicio del montaje, condiciones y plazos será notificada dentro de los 3 días siguientes a la recepción de los documentos señalados en el párrafo anterior.
En los montajes de libre diseño con madera y materiales de similar textura y características, el expositor viene obligado a traerlos al recinto de manera tal que solo se requiera efectuar el ensamblaje de partes y módulos en el espacio contratado. No se aprobará la utilización del espacio como taller de producción ni se permitirán trabajos de lijado, pintura u otros similares dentro del recinto. Queda prohibida la construcción de stands con la utilización de pladur (gibson), yeso, cement board y materiales de similares características. Al concluir el expositor, cualquiera que sea el montaje realizado, queda obligado a entregar el espacio utilizado en el mismo estado en que lo recibió (limpio, libre de elementos de montaje y desechos). Por lo anterior deberá retirar todos los desechos generados durante el montaje y desmontaje de la feria, para ello estará a su disposición un lugar dentro del recinto ferial para los desechos. Tal obligación se extiende a los elementos utilizados en los stands modulares y a las muestras de exposición durante la Feria. En caso de incumplirse con dicha obligación será penalizada la empresa expositora por los perjuicios ocasionados a PABEXPO.
En la decoración de stand no se podrá utilizar pegamentos o materiales adhesivos en la superficie de los paneles o perfiles, tampoco agua en cantidades que afecten la conservación del panel. Igualmente queda prohibido, pegar, pintar, perforar, romper o deteriorar en forma alguna pisos, columnas o techos del recinto. Tampoco se permitirá pegar materiales adhesivos fuera del stand.
El deterioro de elementos de montaje, pisos, columnas, vigas y de cualquier estructura del recinto implicará el cobro de la cantidad estipulada o que estipule la dirección del recinto de acuerdo con los daños ocasionados y deberá ser abonado antes de la culminación de la Feria o el desmontaje, en su caso.
No se entregaran espacios a los expositores para su montaje antes de la fecha programada en el calendario ferial, sin embargo en casos estrictamente necesarios y si las condiciones lo permiten, PABEXPO podrá autorizar la entrega adelantada previo pago de una cantidad determinada en atención a los gastos (protección, limpieza, consumo energético y otros) en que incurrirá el recinto.
La entrada del expositor al recinto ferial será, como regla, con tres días de antelación al inicio de la Feria y la credencial de expositor le permitirá ubicar sus muestras durante esos días.
Los stands deberán estar totalmente montados y decorados a más tardar el día anterior a la apertura del evento, en caso contrario, siempre que no exista causa justificada, PABEXPO podrá penalizar al expositor con multa por un valor de hasta el 5% del costo total del espacio arrendado.
El desmontaje se efectuará en las fechas y horarios determinados por PABEXPO, una vez culminada la Feria.
