La distribution de l’espace dans les salles ou les pavillons changera en correspondance avec les caractéristiques du Salon. Les organisateurs préparent un plan avec la distribution de l’espace et mettent peu à peu en place chaque entreprise en accord avec ses besoins et l’ordre d’arrivée de sa demande.
Il y a plusieurs types de stand d’exposition en accord avec leur position sur le plan :
•    Stand au coin : ouvert des deux côtés à deux cloisons en panneaux.
•    Îlot : ouvert tous les quatre côtés. D’habitude, il est demandé pour des dessins spéciaux faits par les propres exposants. Ilssont placés au milieu de la salle.
•    Ouvert tous les trois côtés : Placé à la tête d’une rangée de stands au centre.

Confirmation de l’espace et de la localisation
La réservation de l’aire du stand deviendra ferme après que l’exposant effectue ces formalités:
•    Envoi du formulaire de participation dûment rempli et signé par l’exposant.
•    Prépaiement de 50% de l’espace demandé.
L’autre 50% de l’espace, l’ameublement et d’autre services demandés sera abonné par l’exposant avant le commencement du Salon (consultez la section Dates Limites Importantes).

En cas exceptionnel, le Comité d’organisation (lorsqu’il est considéré vraiment approprié pour l’événement) peut changer la position d’un stand et le notifier à l’exposant conjointement avec la proposition d’un nouvel emplacement.

Les services demandés au Bureau des Services au cours de l’étape de montage ou du salon doivent être payés au moment juste de les demander. Ces prestations seront payées avec une surtaxe de 20%.

La participation sera formalisée au moyen de la Demande de Participation, à travers les représentations du Palais des Congrès à l’étranger ou directement à PABEXPO, pas moins de 20 jours avant commencer le Salon.
Pour confirmer votre réservation vous devez abonner 50%de l’espace loué au moment de la demande. Le paiement de l’autre 50% de l’espace, des services contractés et de l’ameublement s’effectuera 15 jours avant le commencement du salon. Les exposants devront remplir tous les renseignements demandés dans le formulaire, et présenter un croquis du stand ; en cas contraire, le Comité d’organisation n’assumera pas la responsabilité de non accomplissement de quelque condition exigée par l’exposant. Tous les changements de distribution des panneaux ou n’importe quel autre élément associé au montage des stands seront payés de plus, en correspondance avec leur complexité et la proximité à la date d’inauguration du salon. Le Comité d’organisation se réserve le droit de changer la position des stands, s’il est considéré convenable.

Demande d’ameublement et de prestation des services
Dans le formulaire de Demande de Participation, l’exposant doit spécifier les meubles et accessoires nécessaires, ainsi qu’un croquis du stand pour son montage. Les demandes reçues une fois commencée l’étape de montage auront une surtaxe de 20%.

Montage
Le montage des stands sera réalisé sur la base du dessin ou croquis présenté par l’exposant, et approuvé par le Comité d’organisation ; en cas contraire aucune réclamation ne sera acceptée. Le système de montage à utiliser sera modulaire,avec des éléments à mesures standards ; c’est pourquoi quelque dessin impliquant une coupure ou une transformation de ceux-ci constituera un coût additionnel.

Droits de montage
Les entreprises et les personnes individuelles travaillant dans le décor et/ou montage devront payer un tarif de 50.00 CUC par chaque badge d’accès, et dans le cas de montages spéciaux, 120.00 CUC.
S’ils ont besoin d’élargir le temps établi pour finir le montage, ils doivent se mettre d’accord avec le Comité d’organisation et payer le tarif correspondant.

Formulaire pour Demande de Stand
Demande – Application SPT
Cette demande doit être envoyée à :
Marta García Rodríguez, ingénieure
Organisatrice des salons et des expos
PABEXPO Groupe d’entreprises Palco
Calle 17 entre 174 y 190, Siboney, Ciudad de La Habana
Tél.: (53) (7) 202 6011 – 18 Ext. 754 Bureau Nº 6
(53) (7) 271 3670
Courriel: martha@palco.cu