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La distribución de los espacios en las salas o los pabellones cambia de acuerdo con las características de la Feria. Los organizadores preparan un plano con la distribución de los espacios y van ubicando a las empresas de acuerdo con sus requerimientos y según el orden de llegada de la solicitud.
Existen varios tipos de stands de acuerdo con su posición en el plano:
- Stand de esquina: abierto por dos lados con dos paredes de paneles.
- Isla: abierto por cuatro lados, generalmente se solicita para diseños especiales que hacen los propios expositores. Están ubicados en el centro de la sala.
- Abierto por tres lados: ubicados en la cabecera de una hilera central de stand.
Confirmación de espacio y ubicación
La reservación del área se hará firme luego de cumplidos por el expositor los siguientes requisitos:
- Envío del formulario de participación debidamente completado y firmado por el expositor.
- Prepago del 50% del espacio solicitado.
El 50% restante del espacio, mobiliario y otros servicios solicitados se abonarán por el expositor antes del inicio de la Feria (consulte sección Fechas Importantes al Expositor).
En casos excepcionales, el Comité Organizador, cuando lo entienda conveniente a los intereses del certamen, podrá cambiar la ubicación del stand y comunicarlo al expositor conjuntamente con la propuesta de la nueva ubicación.
Los servicios que se soliciten en el Buró de Servicios durante la etapa de montaje y/o la feria se pagarán al momento de solicitarlos. Estas prestaciones se cobrarán por el Organizador con un recargo del 20% adicional.
La participación se formalizará mediante Solicitud de Participación, a través de las representaciones del Palacio de Convenciones en el exterior o directamente en PABEXPO, siempre con no menos de 20 días de antelación al inicio de la Feria.
Para confirmar su reservación deberá abonar el 50% del espacio contratado al hacer la solicitud. El pago del 50% restante del espacio, los servicios contratados y el mobiliario se hará 15 días antes de su comienzo. Los expositores deberán llenar todos los datos que se solicitan en el modelo, incluido el esquema del stand, de lo contrario, el Comité Organizador no se hará responsable del incumplimiento de alguno de los requerimientos hechos por el solicitante. Todos los cambios en la distribución de paneles o cualquier otro elemento relacionado con el montaje de los stands se cobrarán adicionalmente, de acuerdo con su complejidad y con la proximidad a la fecha de inauguración de la Feria. El Comité Organizador se reserva el derecho de hacer cambios en la ubicación de los espacios cuando así lo estime conveniente.
Solicitud de mobiliario y servicio
En el modelo de Solicitud de Participación deberá especificarse el mobiliario y los servicios requeridos por el expositor, así como el esquema del stand para el montaje. Las solicitudes que se reciban una vez comenzada la etapa de montaje tendrán un recargo del 20% en los precios.
Montaje
El montaje de los stands se realizará sobre la base del diseño o esquema presentado por el expositor y aprobado por el Comité Organizador, de lo contrario no se aceptará ningún tipo de reclamación. El sistema de montaje que se utiliza es modular con medidas estándar en sus elementos, por lo que cualquier diseño que implique el corte o transformación de estos, implicará un costo adicional.
Derechos de montaje
Las empresas y personas individuales que trabajen en la decoración y/o montaje deberán pagar una cuota de 50 CUC por credencial y en el caso de montajes especiales 120 CUC.
En caso de requerir más tiempo al horario de montaje establecido deberá coordinarse con el comité organizador y pagar la tarifa correspondiente.
Modelo para solicitud de Stand.
Esta solicitud debe ser enviada a:
Ing. Marta García Rodríguez.
Organizadora de Ferias y Exposiciones
PABEXPO Grupo Empresarial Palco
Calle 17 e/ 174 y 190, Siboney, Ciudad de La Habana
Telf. (53)(7)202 60 11 al 18 Ext. 754 Ofic. Nº 6
(53)(7)271 36 70
Correo electrónico: martha@palco.cu