MODALIDADES DE PRESENTACIÓN

INDICACIONES METODOLÓGICAS PARA LA PRESENTACIÓN DE TRABAJOS

Conferencia

Modalidad participativa en un evento que se programa por invitación de determinadas personalidades, extranjeras y nacionales. Debe ser de corta duración y con objetivos específicos, señalando aspectos significativos de un tema determinado. Generalmente se reserva para invitados extranjeros y nacionales, que dominan un determinado campo del conocimiento. Debe ser de corta duración (30-60 min.), no se realiza debate (preguntas y respuestas) al final. Las conferencias magistrales se ofrecen, generalmente, en sesión plenaria, por destacados invitados nacionales y extranjeros. Las conferencias por invitados pueden ser también simultáneas, habitualmente se ofrecen en grandes salones.

Simposio

Es una modalidad en la cual se reúnen un grupo de expertos en un subcampo de la especialidad o en un tema dado, generalmente abarcador e importante, donde se presentan y discuten trabajos alrededor del tema central, desde diferentes ángulos o perfiles. Un destacado especialista en el tema propuesto por el Comité Científico coordina el Simposio, presentando a los ponentes y sus temas, dirigiendo la discusión y concluyendo al final del mismo. En las conclusiones, se supone que el coordinador realice una actualización del tema hasta el momento (up-to-date). Los debates, preguntas y respuestas se realizan directamente el público asistente, en forma oral o escrita, habitualmente al final del Simposio y antes del cierre del mismo por el Coordinador. Generalmente, se programa el Simposio con una duración no menor de 2 horas y abarca 6-10 presentaciones orales de 10-15 min. c/u. El Comité Científico usualmente prevé cuáles son los temas principales del evento que requieren Simposios.

Panel y Mesa Redonda

Un Panel es una reunión de un grupo de expertos para abordar determinados estudios o  actualizar conocimientos en un tema dado. Los expositores abordan diferentes aristas o ángulos del tema, al público asistente le corresponde sólo un papel observador, sin derecho a formular preguntas a la mesa. Cuando los expositores debaten entre sí diferentes puntos de vista sobre el tema en cuestión, se habla de Mesa Redonda. La Mesa Redonda, necesariamente, incluye la polémica.

En ambos casos, los expositores tienen igualdad de condiciones, pero son dirigidos por un moderador, que generalmente, es quien propone al Comité Científico el Panel o Mesa, con subtemas a abordar, una vez consultados presuntos participantes; el moderador puede ser también nominado por el Comité Científico. El Comité Científico puede hacer sugerencias para integrar a un expositor o sugerir una pequeña modificación, pero habitualmente no hace las propuestas de Paneles o Mesas, en función de las temáticas y políticas del evento, le corresponde aceptar o rechazar las propuestas que hacen quienes pretenden incluirla en el Programa. Generalmente, el moderador resume al final, integrando las diferentes ponencias, pero no actualiza ni hace otra presentación en la misma. El Panel o Mesa Redonda suele tener 4-6 integrantes y una duración entre 1.5 y 2 horas, con 10-15 min. para cada presentación.

Sesión temática

Sesión en la que diferentes ponentes hacen breves presentaciones orales sobre aspectos teóricos, metodológicos o resultados de investigaciones alrededor de un tema específico, puntual, pero sin conexión entre sí. Después de cada presentación, que no debe durar más de 10-15 minutos, se dejan 5 min. para preguntas y respuestas del público, pero sin extenso debate. La duración total de la sesión temática es variable, pero no debe ir más allá de 2 horas. Por lo general agrupa aquellos trabajos que difícilmente pueden presentarse como Carteles o formando parte de Simposios o Mesas y Paneles, y cuya presentación oral breve es pertinente. La sesión temática resulta casi siempre del agrupamiento por el Comité Científico de diferentes propuestas de contribuciones que no pueden ser incluidas en las otras modalidades, es coordinada por un especialista nombrado por el Comité Científico, pero que no hace actualización ni resumen del tema al final de la misma. La tendencia en los grandes eventos actualmente es a reducir al mínimo estas sesiones.

Sesión de conversación

Conocida también como “sesión de debate”, “hora de conversación”, o “reunión temática de discusión”, es un término que se ha utilizado en algunos eventos para señalar a la reunión de un determinado grupo de personas interesadas en un tema específico, en un local adecuado, para discutir libremente los resultados de investigaciones en ese tema, los trabajos de un determinado investigador o las tendencias contemporáneas en esa línea de trabajo. Generalmente se hace en un local más o menos pequeño con diseño especial del mobiliario, donde hay un intercambio visual equitativo entre los participantes y un invitado especial, destacado especialista en ese tema. El especialista invitado no ofrece presentación oral, en todo caso, hace sólo una breve introducción que facilite el intercambio. Por lo general, un coordinador o facilitador o el propio Presidente de Sala actúa como moderador del debate con el especialista invitado. Las preguntas y respuestas deben ser breves, puntuales. Habitualmente tienen una duración no mayor de una hora. No se hacen conclusiones ni resúmenes al final de la misma, ni por el especialista ni por el facilitador.

Sesión de videos

Se realiza en un local equipado adecuadamente, generalmente no muy grande, en el cual se presentan diferentes videos, generalmente de corta duración (entre 10-20 min.). No tiene que haber conexión temática en los videos, a no ser que el número de ellos propuesto por los participantes permita agruparlos de algún modo temático. No hay discusión de cada video, aunque puede diseñarse un espacio de tiempo al final de cada sesión para preguntas y respuestas de los participantes. La duración está en dependencia del número de videos propuestos, los cuales deben ser analizados previamente por el Comité Científico.

Taller

Es una reunión de varias personas en un local adecuado, caracterizada por discusiones intensivas, que encausan diferentes puntos de vista acerca de un tema específico, en los cuales los aspectos metodológicos o instrumentales, juegan un importante papel. Puede incluir exposiciones, pero estas deberán ser breves y abordar diferentes aristas o ángulos del tema en cuestión. Por lo general, incluye sesiones de cierto carácter práctico (aplicación de instrumentos, ejercicios de role-playing, ejercicios vivenciales, discusión de aspectos temáticos, etc.).  Un taller no es un curso ni un conjunto de presentaciones orales, aunque actualmente abunda la modalidad de “cursos-talleres”.

Generalmente, los talleres o cursos-talleres se hacen en períodos previos o posteriores al evento. Están a cargo de destacados especialistas invitados o de personalidades que proponen temas, en correspondencia con las líneas temáticas del evento. La duración de un taller pre o post-evento generalmente varía entre 3-6 horas y tienen una cifra tope de matriculados, que oscila entre 20-40 interesados en el tema. Los talleres durante el evento deben ser excepcionales y cortos (1-2 horas) por el costo habitual de los locales, y no deben recargar el programa científico. El Comité Científico deberá velar estrictamente por la planeación y realización de talleres.

Cartel o póster

Modalidad que se ha ido haciendo cada vez más frecuente en eventos. Aunque inicialmente se consideraban trabajos relegados, hoy en día muchos eventos destacan el uso de carteles como una prioridad. En la base de esta concepción descansa el hecho real de que algunos tipos de materiales pueden mostrarse más eficazmente en las gráficas de los carteles que dentro de los límites de una presentación verbal tradicional de 10 minutos. Al mismo tiempo las reglas para presentar un poster se han ido haciendo cada vez más estrictas. He aquí algunas recomendaciones para elaborar un buen cartel:

  • Deben prepararse para un área de 200 cm de alto y 100 cm de ancho, el tamaño del poster es generalmente de 190 cm de alto x 90 cm de ancho. Utilizar material liviano (papel y/o cartulina, etc,), fácil de sostener en el panel. El ponente debe traer consigo   medios de fijación.
  • El título debe ser corto y llamativo y legible desde una distancia de por lo menos 4 pies (1,2 m.), con caracteres gruesos y negros (3 cm de altura). Los nombres de los autores deben ser algo más pequeños (quizá de 2 cm).
  • El texto deberá ser también con caracteres gruesos y negros, el tamaño de fuente 24 de Word resultará apropiado para el texto, se recomienda utilizar tipo de letra Tahoma (20 o 22).
  • En un cartel bien diseñado hay muy poco texto, la mayor parte del espacio se destina a las ilustraciones. Debe llevar bastante espacio en blanco, caracteres muy apiñados alejarán al público.
  • Estructura: La Introducción deberá presentar el problema sucintamente. La sección de Métodos será muy breve; quizá solo una frase o dos basten para describir el tipo de métodos utilizados. Los Resultados, será la parte principal y llevará casi todo el espacio disponible. La Discusión deberá ser breve; algunos ni siquiera la llevan, y en su lugar aparecen Conclusiones en forma de breves frases numeradas. Las citas bibliográficas deberán reducirse al mínimo.
  • Se pueden y deben usar varios tipos de ilustraciones: fotografías, gráficos, dibujos, pinturas, hasta tiras cómicas si fuese necesario. Cada ilustración debe tener un título breve. Los diagramas, dibujos y elementos similares deben ser claros y concisos, sin detalles innecesarios.
  • El cartel debe explicarse por sí solo. La secuencia de la presentación es, por lo común, de izquierda a derecha y debe orientar al lector con números y flechas sobre el orden a seguir al leer cada elemento expuesto. Pueden prepararse resúmenes o prospectos adicionales para entregar a aquellos que se interesen en el tema.

Los posters exigen una gran capacidad creativa y de síntesis de los ponentes. La mayoría de los carteles malos lo son porque el autor trata de mostrar demasiadas cosas; los grandes bloques de material impreso, especialmente si son de pequeños caracteres, no serán leídos,  las multitudes se congregarán en torno a los carteles sencillos y bien ilustrados; los demás serán pasados por alto.

Los temas que se presentan en carteles o posters suelen discutirse al final de la sesión, en un marco de tiempo que se emplea para que los asistentes formulen preguntas adicionales a los autores.

CÓMO PRESENTAR UN TRABAJO VERBALMENTE? ALGUNOS CONSEJOS…

 

 

                                                Habla bajo, habla despacio y no digas demasiado.

                                                                                                                                               John Wayne

 Organización del trabajo

La mejor forma de organizar una presentación verbal es seguir el mismo itinerario lógico que habitualmente se sigue al escribirlo, comenzando por «¿Cuál es el problema?» y terminando por «¿Cuál es la solución?».  Sin embargo, es importante recordar que la presentación verbal de un trabajo no constituye una publicación y, por consiguiente, se aplican reglas diferentes. Un artículo publicado debe contener todos los detalles experimentales, a fin de que los experimentos puedan repetirse; una presentación verbal, en cambio, no requiere ni debe contener todos los datos experimentales, aburriría al público… La cita copiosa de bibliografía tampoco resulta conveniente en una presentación verbal.

 

Presentación del trabajo

La mayoría de las presentaciones son breves, generalmente de 10 –15 minutos. Por ello, su contenido teórico debe reducirse en comparación con el de un artículo escrito. Por muy bien que estén organizadas, un gran número de ideas presentadas demasiado rápidamente resultarán confusas. Uno debe atenerse a la tesis principal o al resultado más importante y subrayarlo. No habrá tiempo para presentar otras ideas, por bonitas que parezcan.

Existen, desde luego, otros tipos de presentaciones verbales más largas. El tiempo que comúnmente se concede para hacer una exposición en un simposio es de 20 minutos, a veces más. En una conferencia o  seminario puede ser hasta de una hora. Evidentemente, podrá presentarse más material si se tiene más tiempo. Aun así, debe procederse con calma, presentando detenidamente algunos puntos o temas principales. Si se avanza muy de prisa, especialmente al principio, el público perderá el hilo y el mensaje se perderá.

Diapositivas

En las reuniones científicas pequeñas e informales se pueden utilizar diversos tipos de ayudas visuales. Es posible usar con provecho proyectores de transparencias, tableros y hasta pizarras. En la mayoría de las reuniones científicas, sin embargo, lo más común es utilizar diapositivas de 35 mm. He aquí algunas consideraciones importantes para preparar las dispositivas adecuadamente:

  • Deben prepararse específicamente para su utilización en presentaciones verbales, las gráficas dibujadas para su publicación en revistas rara vez son eficaces, y a menudo no resultan siquiera legibles, las diapositivas preparadas a partir de un original mecanografiado o de una revista o libro impresos casi nunca son útiles. Hay que recordar también que las diapositivas deben ser apaisadas y no verticales, lo que es exactamente lo contrario de las dimensiones preferidas para las ilustraciones impresas. Aunque las diapositivas de 35 mm son cuadradas (sus medidas exteriores son 5 x 5 cm), la cámara fotográfica ordinaria de 35 mm produce una zona de imagen que tiene 3,63 cm de ancho y 2,45 cm de alto; además, las pantallas son normalmente más anchas que altas. Por ello, suelen ser preferibles las diapositivas dispuestas horizontalmente.
  • Las dispositivas deben ser preparadas por profesionales o, al menos, utilizando equipo profesional, no en máquinas de escribir ni con letras demasiado pequeñas. Las gráficas, indudablemente, se prepararán con computadora.
  • Hay que recordar que la iluminación en las salas de conferencia rara vez es la óptima para proyectar diapositivas. Por ello, el contraste es importante. Las mejores diapositivas son las que llevan rótulos blancos sobre un fondo azul o negro.
  • No deben estar demasiado llenas. Cada una debe estar destinada a ilustrar un aspecto determinado o tal vez a resumir unos cuantos aspectos. Si una diapositiva no se puede comprender en 4 segundos, es una mala diapositiva.
  • El ponente debe llegar a la sala antes que el público, para comprobar el proyector, el mecanismo de avance y las luces, cerciorarse de que las diapositivas están colocadas en orden y con la orientación debida. No hay ninguna necesidad de que aparezcan diapositivas fuera de lugar, invertidas o desenfocadas, ni tampoco excusa para ello.

Normalmente, cada diapositiva debe hacer una declaración visual sencilla y fácilmente comprensible. La diapositiva ha de complementar lo que el ponente está diciendo en el momento de su proyección; no debe limitarse a repetir lo que el ponente dice. Nunca debe leerse el texto de una diapositiva al público. Unas diapositivas bien diseñadas y preparadas pueden aumentar grandemente la utilidad de una presentación científica.

El público

La presentación de un trabajo en una reunión científica es un proceso en dos sentidos. Tanto los oradores como el público tienen que aceptar ciertas obligaciones. Como se ha dicho, los ponentes deberán presentar sus materiales clara y eficazmente, de forma que el público pueda comprender la información que se comunica y aprender de ella.

Casi con toda seguridad, el público de una presentación verbal será más diverso que los lectores de un artículo científico. Por ello, la presentación oral deberá orientarse a un nivel más general que el que tendría un trabajo escrito, evitando los detalles técnicos, definiendo  los términos, explicando los conceptos difíciles. Un poco de redundancia puede ser muy útil. Para que la comunicación sea eficaz, el público tiene que aceptar también varias responsabilidades, que empiezan por la simple cortesía: debe estar silencioso y atento. Los oradores responden bien a un público interesado y atento, mientras que la comunicación puede destruirse cuando el público es ruidoso o, lo que es peor, cuando se duerme.

La mejor parte de una presentación oral es a menudo el período de preguntas y respuestas. Durante ese tiempo, los miembros del público tienen la opción, cuando no la obligación, de suscitar cuestiones no tratadas por los oradores y presentar brevemente ideas o datos que confirmen los presentados por el orador o contrasten con ellos. Esas preguntas y comentarios deben hacerse cortés y profesionalmente. No es el momento para que algún tipo petulante y locuaz descargue su bilis o describa con infinito detalle su propia erudición. Se puede discrepar, pero no increpar. En pocas palabras, el orador está obligado a ser considerado con el público, y el público está obligado a ser considerado con el orador.