Eventos virtuales: 10 claves para organizar un evento de éxito

(Este artículo es del español Julio Garma, Psicólogo especializado en interacción Social y Creatividad Interactiva). Aunque hay «claves» que no se ajustan a nuestro entorno por problemas tecnológicos y económicos, creemos que la información brindada es valiosa para los promotores de eventos en mnuestro país.

1. Comunica, comunica y después comunica.
Piensa en las acciones de comunicación del evento como si fuera un evento real. Realiza todas las acciones que estén en tu mano o presupuesto y recuerda: en un evento físico la gente se ha desplazado al lugar y no tiene otra cosa que hacer a priori, pero en un evento virtual el participante estará en el trabajo o en casa con otras tareas rondando, por lo que no está mal hacer una comunicación el mismo día del evento.

2. Marca un objetivo, a lo sumo dos para garantizar el éxito del evento.
Como comentábamos en el punto 1, los participantes en un evento virtual no tendrán toda su atención focalizada, ni todo el tiempo del mundo para permanecer activamente en el evento. Por ello debemos diseñar objetivos claros y fáciles de alcanzar para los participantes, y que no demanden demasiado tiempo ni dificultad para conseguirlos. Por ejemplo, asistir a una conferencia, descargarse aplicaciones, conseguir información, participar en una reunión-demostración de producto; el tiempo medio de atención continuada de un participante rondará la hora y media.

3. Presta ayuda virtual, manteniendo una conversación constante y pertinente con los participantes.
Si en un evento en directo es importante contar con asistentes que se mantengan activos, en un evento virtual estos asistentes deben ser proactivos y guiar a la gente; el modelo «azafata sentada en un stand» no es válido en este caso. Igualmente debemos contar con expertos y anfitriones que dominen el tema del evento para garantizar el buen funcionamiento de las conversaciones y comunicar el mensaje clave con frecuencia. Estos anfitriones deben ser igualmente proactivos con los participantes.

4. Descubre la superficie de tu evento.
Debes conocer los espacios y funcionalidades de tu evento virtual como si fuera «tu propio barrio», para saber las posibilidades y limitaciones del entorno. Realiza pruebas piloto, formación a los asistentes y al equipo que gestionará el evento. Si es posible, configura el evento con tu imagen corporativa, haz que el participante se sienta cómodo junto a tu marca, que se sienta en «tu barrio» como en casa.

5. Piensa de manera interactiva, haz partícipes a los asistentes.
Ofrece a los participantes una forma de interactuar con los objetos, escenarios y asistentes presentes. Por ejemplo, hacer click sobre un objeto para mostrar información sobre la empresa o sobre el evento, añadir un vídeo a favoritos, invitar a un visitante a una charla privada, participar en concursos, encuestas, etc. Ofrece igualmente promociones y regalos a los participantes que reflejen el sentido del evento: una funda para el móvil, un descuento para un viaje, una suscripción, etc.

6. Muestra el evento virtual en el mundo real y viceversa.
Aprovecha el evento en el mundo real para mostrar las bondades del evento virtual, mediante pantallas interactivas donde los participantes cuenten con un usuario para comunicarse con los participantes virtuales. Retransmite en el evento virtual lo que ocurre en el evento real a través de streaming; crea en los participantes una experiencia duradera.

7. Difunde el evento en otros foros.
Un evento virtual no sólo complementa y mejora el evento en el mundo real, sino que además aumenta la popularidad del acontecimiento. Publicita y retransmite paralelamente tu evento en Blogs, Facebook, MySpace, Twitter, etc. Los prescriptores de estos medios 2.0 pueden difundir el evento si ven en él un modo de añadir valor a su contenido.

8. Mantén el evento en diferido.
Si el evento cuenta con contenidos, conferencias, o cualquier valor añadido que se pueda ver en diferido, mantén el evento funcionando durante unos meses; el evento seguirá rentando y la gente que no haya podido acudir, e incluso la que sí pudo, lo agradecerá.

9. Mídelo todo.
El factor diferencial hoy por hoy de los eventos virtuales sobre los físicos, es que todo se puede medir. Pide al proveedor de eventos virtuales que configure los informes que necesitas en cuanto a número total de visitantes, conferencias visualizadas, documentos descargados, escenarios más visitados, etc. Cualquier dato puede ser importante a la hora de medir el impacto del evento.

10. Recuerda, recuerda y después recuerda.
Una vez concluido el evento, antes de nada agradece la participación, es importante mantener la comunicación con el asistente, proponiéndole una encuesta, si el evento se mantiene en diferido recordándole el acceso cada semana o 15 días, etc. La comunicación no debe cesar una vez terminado el día del evento principal.