Diez reglas simples para organizar un encuentro científico

Corpas, Manuel1; Gehlenborg, Nils1,2, Janga, Sarath Chandra3 Y Bourne, Philip, E4.

Traducido de: Ten simples rules for organizing a scientific meeting. PLoS Comput Biol 4 (6): e 1000080. doi: 10. 1371/journal.pcbi 1000080. Junio 27/2008.

Los encuentros científicos vienen en varios sabores, desde los talleres reducidos de 1 a 20 personas hasta los encuentros a gran escala que duran varios días  y cuentan con 1000 delegados o más, incluyendo discursos de apertura, muestras gráficas de las ponencias, eventos sociales y cosas así.

Estas diez reglas pretenden proveer claves para organizar encuentros a través de toda la gama.
Los encuentros científicos son el corazón de la vida profesional de los científicos ya que ofrecen una invaluable oportunidad para aprender, hacer contactos y explorar nuevas ideas. Además, los encuentros son experiencias a disfrutar que aportan una excitante ruptura a la rutina usual del laboratorio. Verse involucrado en la organización de tales encuentros en un momento avanzado de su carrera constituye una responsabilidad para con la comunidad. Verse involucrado en la organización de tales encuentros al comienzo de su carrera constituye una valiosa experiencia de aprendizaje1.

Primero, provee visibilidad y lleva su nombre y su rostro a ser conocidos por la comunidad. Segundo, resulta útil para desarrollar habilidades esenciales en materia de organización, administración, trabajo en equipo y responsabilidad financiera, cosas todas que posteriormente le resultarán útiles en su carrera. No obstante, toma un largo tiempo y el hecho de ayudar a organizar un encuentro debe ser considerado en el contexto de su necesidad de no abandonar la investigación que venga realizando y por ello constituye una lección de administración del tiempo. A continuación se describen experiencias de estudiantes graduados que se vieron enfrentados a organizar encuentros científicos con algo de supervisión por parte de alguien de más alto nivel (PEB) que ya había organizado una serie de encuentros de envergadura a través de los años.

El Consejo Estudiantil2 de la Sociedad Internacional para la Biología Computacional (ISCB) es una organización dentro del ISCB que atiende a los biólogos computacionales tempranamente en sus carreras. El Consejo Estudiantil del ISCB ofrece actividades y eventos a sus miembros para facilitarles su desarrollo científico. A partir de nuestra experiencia en la organización del Simposio del Consejo Estudiantil3,4, un encuentro que ha sido celebrado en el contexto de las conferencias del ISMB5,6 y el ECCB, hemos obtenido un tipo conocimiento que por lo general no forma parte del currículo académico y que está incluido en las siguientes diez reglas:

Regla 1: La ciencia es la cosa más importante
La buena ciencia, por encima de todo lo demás, define a un buen encuentro, la logística es importante, pero secundaria. Lograr que asistan las personas correctas, es decir, los mejores en su campo así como  aquellos que serán los mejores, es la clave; los demás, que cuiden de sí mismos. Cuando vaya a eligir un tópico para su conferencia, haga un mapeo de las necesidades de su potencial público. Asegúrese de tener cubierto un amplio rango de áreas, sin ser demasiado general. Mientras más tópicos cubiertos, mayor la probabilidad de que las personas asistan, y menor el tiempo que usted tendrá que concentrarse en un tema en particular. Las áreas emergentes pueden atraer un mayor interés, trate de incluirlas en su programa tanto como sea posible; deje que su público decida el programa a través de los trabajos que ellos remitan a partir de la convocatoria general. Esto puede lograrse si se abarcan amplias y llamativas áreas tales como “Tendencias emergentes en…” o “Nuevos Desarrollos en…”.

Regla 2: Permita mucho tiempo para la planificación
El tiempo de planificación debe estar en el rango de los nueve meses a un año previo a la conferencia, en dependencia de la magnitud de su evento. Permita que haya mucho tiempo para seleccionar la sede de su encuentro, para realizar la convocatoria, revisar y aceptar suficientes solicitudes, hacer arreglos para alojar a los delegados en habitaciones de hotel costeables/con descuento, para reservar los vuelos y otras opciones de transportación hacia la conferencia. Contar con oradores relevantes en su evento también requiere de que usted los contacte con meses de antelación-mientras más importante el nombre, más tiempo se requiere.

Regla 3: Estudiar todos los aspectos financieros que potencialmente pueden afectar su encuentro
Los patrocinadores son usualmente su fuente primaria de fondos, a continuación están las cuotas de inscripción abonadas por los delegados. Para incrementar las oportunidades de ser patrocinado por la industria, hágales llegar por escrito una propuesta clara que declare cómo sería gastado el dinero y qué beneficios ellos pueden esperar obtener a cambio. Usted puede también reservar pequeños espacios de tiempo para que la industria se exprese como una vía de atraer más patrocinadores, pero cuide de que el sabor científico del encuentro no se vea impactado negativamente por un obvio comercialismo. Asegúrese de confirmar desde su primer acercamiento a los patrocinadores si los tópicos de interés de éstos coinciden con los suyos. Si dicen que no están interesados este año, mantenga el contacto a través de la información ya que pudieran patrocinar eventos futuros. En cualquier caso, aproxímese a ellos más temprano que tarde. El costo de su conferencia será proporcional a la capacidad de la sede, por consiguiente, una buena estimación del número de participantes le ofrecerá un buen estimado de los costos. Usted tendrá que incluir comidas y café para los recesos junto al costo real de alquilar su sede. Esté alerta de los costos audiovisuales adicionales, así como de los del personal – busque los costos ocultos. Además de los costos relacionados con la sede, hay gastos adicionales que pueden incluir subvencionar becas en el exterior,  costos de publicación en una revista y premios a los contribuyentes más destacados. Todos esos aspectos determinarán cuánto usted cobrará a sus participantes por asistir. Haga un mapeo de todo esto en una hoja de cálculo y saque cuentas. Cúbrase de  contingencias tales como las fluctuaciones monetarias y los eventos que conmocionan al mundo y que pueden impactar negativamente a su público. Para grandes encuentros, considere tener un seguro que lo cubra contra tales eventos. Comenzar con una plantilla modelo que ya otros han usado en conferencias similares previas puede resultar de gran ayuda

Regla 4: Elija la fecha y locación correctas
Su conferencia tiene que diferenciarse lo más posible  de las conferencias establecidas y otros encuentros similares. Como alternativa, puede que usted desee organizar su evento alrededor de una conferencia principal, bajo la forma de un encuentro satélite o Grupo de Interés especial (SIG, por sus siglas en inglés). Coincidir en tiempo con conferencias establecidas puede incrementar sus oportunidades de que asistan más personas (especialmente si ésta es su primera vez) y de paso ahorrarle una buena cantidad de trabajo burocrático. Si decide hacerla por su cuenta, debe considerar si resulta o no fácil viajar hacia la locación elegida, si cuenta con una fuerte comunidad local en su campo y si tiene atracciones culturales o turísticas. Un alojamiento y tarifas aéreas de bajo costo  en su conferencia le agregarán siempre valor.

Regla 5: Cree una agenda balanceada
Una conferencia es una ocasión en la que las personas desean compartir e intercambiar ideas. El contar con bien conocidos oradores elevará la demanda de su evento (y el costo), pero eso tiene que estar balanceado con tiempo  suficiente para la presentación de los materiales remitidos. Una mezcla de científicos de prestigio ya reconocidos y de científicos jóvenes siempre funciona para bien. Los jóvenes investigadores serán capaces de presentar una perspectiva más completa del campo. Permita que haya tiempo para la socialización: recesos, comidas y muestras gráficas de las ponencias resultan ocasiones ideales para encontrarse con potenciales colaboradores y fomentar las redes entre pares.

Regla 6: Seleccionar cuidadosamente sus ayudantes claves: los Comités Organizadores
Una sola persona no puede tener todas la habilidades necesarias para organizar un gran encuentro, pero el comité organizador en su conjunto tiene que tener la experiencia requerida. Puede que usted desee separar las áreas de responsabilidad entre sus ayudantes, en dependencia de sus intereses y disponibilidad. Algunas de las responsabilidades potenciales que usted pudiera delegar son: 1) contenido y diseño del sitio Web que promueve el encuentro, 2) materiales promocionales y relaciones públicas; 3) financiamiento y recaudación de fondos; 4) recepción y revisión de los trabajos enviados; 5) afiches; 6) discursos inaugurales 7) organización local; 8 programa y oradores; 9) premios. Su comité organizador debe ser lo suficientemente grande como para manejar todo lo anterior, pero no demasiado grande para evitar los problemas de comunicación y los concernientes a aquellos que pretenden cobrar aunque no tengan contenido de trabajo. Resulta invaluable tener un comité organizador local ya que ellos conocen las instituciones locales, los oradores, las compañías y las atracciones turísticas. Las organizaciones locales pueden ayudar también en tareas administrativas, por ejemplo, en lidiar con las inscripciones de los asistentes y en hallar alojamiento apropiado cercano a la sede.

Regla 7: Mantener a los miembros del Comité Organizador en constante comunicación
Es bueno planificar sesiones por teleconferencia previas al encuentro. Tanto como sea posible, todos deben estar familiarizados con cada uno de los aspectos de la organización del encuentro. Esta sabiduría colectiva hará menos probable que se olviden aspectos importantes. Los organizadores locales deben convencer a todos de que la sede funcionará. Utilice estas sesiones para asignar responsabilidades con vistas al encuentro. Tareas tales como mantener actualizadas las listas de inscripción, garantizar los micrófonos para que los asistentes puedan hacer las preguntas, presentar las sesiones y a los oradores, chequear que las presentaciones se hagan a la hora prevista y garantizar los afiches, así como los materiales para pegar esos afiches, etc., son cosas que fácilmente se pasan por alto. En resumen, la buena comunicación conduce a cubrir todas las pequeñas cosas que resulta fácil olvidar.

La buena comunicación debe continuar a través de todo el encuentro. Todos los organizadores deben ser capaces de contactarse entre sí a través de teléfonos móviles y correo electrónico.  Se le debe proporcionar a todos los organizadores los nombres y la información para contactar a los proveedores, los administradores de edificios, el personal administrativo, los técnicos y al principal organizador de la conferencia si su evento está teniendo lugar como parte de otra conferencia. Para los cambios de último momento que conllevan a costos adicionales, sin embargo, usted requiere de la aprobación de un solo organizador clave más que de todos los organizadores operando independientemente uno del otro. Esto garantizará que no haya sorpresas financieras al final. Es importante también que usted tenga un punto de encuentro designado donde alguien del comité organizador esté disponible a toda hora para ayudar con los problemas.

Regla 8: Estar preparado para las emergencias
Los asistentes tienen que estar enterados de todos los procedimientos de emergencia en términos de evacuación, etc. Esto debe ser discutido con los administradores de la sede.  Todos los asistentes deben estar localizables en la medida de lo posible durante la conferencia. Si un asistente tiene una emergencia en casa, su familia debe poder localizarlo a través del buró de información de la conferencia –los teléfonos móviles no son perfectos después de todo.

Regla 9: Cerrar la conferencia apropiadamente
Al final de la conferencia, usted debe dar crédito a todos los que ayudaron a hacer del evento un éxito. Si usted tiene premios que anunciar, este es el momento oportuno para la ceremonia de premiaciones. Dedíquele algún tiempo a agradecer a los oradores y patrocinadores, así como a todos los involucrados en la organización de la conferencia. También retroaliméntese respecto al evento mediante la entrega de cuestionarios a los delegados. Esta evaluación lo ayudará a comprender las fortalezas y debilidades de su conferencia y le dará una oportunidad para mejorar posibles futuros eventos. Haga una fiesta o algún otro tipo de evento social para todos aquellos que organizaron la conferencia.

Regla 10: Haga que el impacto de su conferencia sea duradero
Los actas publicadas son el mejor modo de hacer que los resultados de su conferencia perduren. Negocie con algunas revistas con bastante antelación a la fecha de la conferencia para que publiquen las actas. Haga que éstas estén ampliamente disponibles. Suba fotos y videos del evento al sitio Web de la conferencia y ponga los nombres de los presentadores que han recibido premios o becas en el exterior. También es buena idea crear un vínculo hacia los resultados de su evaluación en el sitio Web. Envíe un último correo electrónico a todos los delegados, incluyendo un resumen de todas las actividades y agradeciéndoles su participación. Esto es particularmente importante si usted está considerando celebrar la conferencia nuevamente en años futuros, en cuyo caso incluya alguna información acerca de sus planes para el próximo evento.
Como siempre, todos los comentarios y experiencias que usted piense que pueden enriquecer estas diez reglas serán bienvenidos pues pueden resultar útiles a otros. El atributo “comentario” conque ahora cuenta esta revista facilita hacer esto.

Agradecimientos
Quisiéramos agradecer a la Sociedad Internacional para la Biología Computacional (ISCB) por su apoyo en la organización de los Simposios del Consejo Estudiantil, en particular a BJ Morrison-McKay y a Steven Leard. Gracias a Michal Linial y a Rita Casadio (nuestros vínculos con el Panel de Directores del ISCB), a Burkhard Rost (Presidente del ISCB) y a todo el Panel de Directores del ISCB por ser de tanto apoyo para el trabajo del Consejo Estudiantil. También le estamos agradecidos a los líderes actuales del Consejo estudiantil y a los actuales y anteriores miembros de éste por su entusiasmo y duro (además de no remunerado) trabajo. Ustedes todos han hecho del Consejo Estudiantil una gran organización.
Traducción: Elsa Zuferri. Departamento de Traducciones. CNICM