Consejos para organizar eventos

Tomado de http://www.spanish-english-translation-costa-rica.com/organizacion-de-eventos.html
Organizar eventos no es fácil pero ofrece grandes satisfacciones

Nuestras Ideas para Organización de Eventos pueden brindarle algunas pautas para mejorar los resultados de su taller, seminario o conferencia.

Sabemos que organizar un evento para usted mismo, para su empresa o para terceros es un proceso agotador saturado de todo tipo de detalles. Por este motivo, le ofrecemos algunos consejos básicos que esperamos le ayuden a facilitar la tarea y producir resultados más exitosos.

Por favor note que aunque este artículo se dirige principalmente a organizadores de eventos de negocios y comerciales, con un poco de creatividad la mayoría de los consejos también aplican a la organización de eventos sociales, como bodas, reuniones de excompañeros, celebraciones familiares o de oficina, etc..

Empiece la organización de eventos con anticipación

Si usted está organizando un evento para un departamento en una empresa, la anticipación no debería ser un problema, sobre todo si su jefe “contribuye” obligando a todos a asistir.

Sin embargo, cuando el foco del evento que está organizando es una audiencia menos conocida, entonces usted enfrenta desafíos nuevos y diferentes. Además de los detalles de planificación normal que implica un evento interno, usted probablemente tendrá que tratar con algún tipo de mercadeo o publicidad.

Procure empezar a planear aproximadamente con 4 a 6 meses de anticipación dependiendo de si su evento durará varios días o si se espera que los invitados realicen una inversión económica. Considere que los eventos pagados o las sesiones más prolongadas requerirán mayor planificación de parte de los asistentes también.

Aunque, si su evento se lleva a cabo en otro país, ya sea o no que usted esté familiarizado con el país elegido, y sobre todo, si planea vender la asistencia a su conferencia… entonces debe ser muy paciente y realista y debería empezar a trabajar con al menos 6 meses, y preferiblemente todo un año de anticipación.

¿Qué apariencia debe tener mi evento?

La organización de eventos exitosa, aquella en que los asistentes quedan impresionados y disfrutan no solo del contenido sino también de la organización, deben ser planeados más como un espectáculo que como una conferencia.

Adelante, atrévase a ser original! En realidad no importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla motivacional, usted puede IMPRESIONAR a su audiencia con su extraordinaria organizacion de eventos. Y como organizador, ese debe ser su objetivo… WOW!!!

Existen tantos tipos de eventos como empresas y personas, y su organizacion de eventos debe adaptarse según corresponda. Solo recuerde que la manera más sencilla de lograr que los asistentes prefieran pasear por el centro de conferencias o hablar por sus celulares durante el curso de las sesiones es estrujar 10 presentaciones formales con presentaciones power point en un horario de 9 a 5. ¡Usted puede lograr algo mucho mejor que eso!

Así que inicie la organización de su evento escribiendo un “guión” de lo que desea ofrecer. Piense en un tema general, calcule cuánto tiempo necesitará para dar la bienvenida sus invitados, calentar a la audiencia, ofrecer las lecciones clave de cada sesión y ofrecer a los participantes suficiente tiempo para compartir e intercambiar las ideas generadas por su mensaje.

No sea tímido cuando se trata de decoración, pancartas, publicidad y materiales para la audiencia.

! Entregue materiales que valga la pena guardar! Continuarán vendiendo por usted durante mucho tiempo.

Sin importar cuál sea la composición de su audiencia (personal de un departamento o un grupo aleatorio de asistentes), incluya en su organización algunas actividades de acercamiento, rompe hielos, ejercicios de trabajo en equipo y otros. Se sorprenderá de ver cuántas personas disfrutan de estas actividades y la rapidez con la que un grupo de extraños empieza a compartir sus ideas.

¡Saque a relucir el niño en su audiencia! Pida a un consultor musical que organice una pieza de percusión improvisada con la ayuda de la audiencia, caliente la sala con un agradable espectáculo musical, enseñe a su audiencia ejercicios de estiramiento al empezar la mañana, debe haber algo especial y apropiado que puede hacer con su grupo!

O puede ser realmente atrevido… deshágase de todas las conferencias, sí, de todas, y prepare un  show de entrevistas con diferentes sesiones y participantes moderadas por un experto en la materia… ¡eso sí que es diversión y aprendizaje al mismo tiempo!

Igual que en los primeros cinco minutos uno puede saber si una películo es de horror o de romance, su audiencia también puede saber en cinco minutos si su evento será un recuerdo duradero y placentero o solo uno más del montón… ¡y ciertamente le devolverán como corresponde!

¿Qué tan pronto debo empezar a enviar las invitaciones?

En cuanto sea posible es cuando debe empezar a enviar las invitaciones para su evento. En general, la organización de eventos debe considerar al menos dos meses para empezar a enviar la primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses o más si la organización de su evento pretende reunir un grupo internacional.

Para romper el hielo empiece a contarle a todos sobre su evento tan pronto como sea posible — incluso si lo hace informalmente — para que pueda empezar a captar el interés de la gente y lograr que deseen recibir más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para aprovechar las redes sociales. Prepare algunos materiales atractivos y genere expectativa.

Cuando la organización de su evento involucre viajes internacionales, usted debe definitivamente pensar en enviar sus invitaciones con mucha anticipación. Es poco probable que la gente deje todo de lado para viajar alrededor del mundo con apenas unas pocas semanas de aviso. Para eventos internacionales usted debe avisar con al menos 4 meses de anticipación para que la audiencia se decida y se prepare. Seis meses o más no debería considerarse como demasiado tiempo.

También cuando su evento requiera la inversión económica de los participantes, usted debe brindarles suficiente tiempo para asignar los fondos o para solicitarlos a diferentes personas o departamentos en sus organizaciones. Así que 4 a seis meses también se considera una buena pauta.

Otro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la audiencia dedique a su evento. Será más fácil que la gente encuentre el tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5-8pm, que para registrarse en un campamento de entrenamiento de una semana. Así que, nuevamente, permita al menos 4 meses para que la gente acomode su agenda.

¿Cuánto puedo cobrar por mi evento?

Planee investigar un poco su mercado. Observe lo que hace la competencia, cuánto están cobrando? Cuánto es lo que normalmente pagan sus clientes potenciales?

Puede usted manejar un precio similar al de ellos o necesita cobrar más, o tal vez puede cobrar menos?

Si usted es nuevo en el negocio de organizacion de eventos tal vez se sienta tentado a cobrar menos para atraer una mayor cantidad de gente. Sin embargo, debe ser cuidadoso al fijar su precio, porque demasiado bajo también puede indicar a sus invitados que su evento no es tan bueno. Otro inconveniente es que en el futuro puede ser más difícil para usted justificar un aumento en sus tarifas para equipararse con la competencia.

También si el precio es el único motivo por el que sus invitados eligen su evento en lugar del de la competencia, un competidor bien establecido puede fácilmente disminuir sus precios y sacarle del mercado.

Un evento de calidad tiene un precio ¡no importa si es su primero o el número cien! Así que, esfuércese por ofrecer buenos materiales y preséntelos de forma amena y entretenida y su precio se irá ajustando solo.

Los expertos nos dicen que algunas buenas formas de demostrar la calidad de su evento son:

Utilice estudios de casos y testimonios para demostrar el tipo de resultados que ofrece.

  • Aproveche su experiencia para convencer a sus prospectos de que usted es EL experto en la materia.
  • Garantice sus resultados. Aunque suene muy arriesgado, por muchos motivos este es el método correcto. Puede ayudarle a atraer grupos que podrían no haberse arriesgado con usted en primer lugar.
  • Traiga un conferencista invitado que cuente con mejor reconocimiento en el mercado que usted.

Ideas  para elegir la sede del evento

Elegir el lugar para celebrar su evento es una decisión importante en la organización de eventos.

Primero que nada, la ubicación debe ser conveniente para sus invitados. Si usted piensa en un destino exótico, entonces debe también considerar opciones de transporte y/o hospedaje para los asistentes.

El lugar que usted elija también debe adaptarse bien a su presupuesto y al tipo de evento que ofrece. Un lugar muy elegante y caro podría obligarle a cobrar un precio muy alto o a asignar un presupuesto demasiado alto para un evento que tal vez no justifique la inversión. El secreto de la organización de eventos es encontrar lugares agradables donde se puede ofrecer un excelente evento por un precio razonable y con todas las conveniencias.

Sin embargo, siempre hay aspectos importantes a considerar. El lugar debe ser suficientemente grande para atender a su audiencia, tal vez incluso más grande de lo necesario en caso de que pueda registrar asistentes adicionales.

Asegúrese de que hay suficiente parqueo para todos sus invitados o considere valet parking si el parqueo no está convenientemente ubicado con relación a la sala de conferencias.

El lugar debe ofrecer un ambiente agradable, no muy viejo, no muy pasado de moda, debe oler bien y verse atractivo y relajante.

Debe evitar lugares bulliciosos o concurridos. Su audiencia merece un ambiente tranquilo en el cual trabajar y aprender.

Si su organización de eventos incluye alimentación, debe asegurarse de que la comida sea buena y servida en cantidades adecuadas, usted no quiere que sus invitados pasen hambre durante su evento o anden por todo el lugar buscando refrigerios para compensar las escasas comidas. Sin embargo, tampoco debe atiborrar a sus asistentes, porque se arriesga a que se queden dormidos durante las sesiones.

Básicamente debe recurrir a su sentido común. Visite los posibles lugares con anticipación y piense… me gustaría pasar varias horas en este lugar? Estaría dispuesto a pagar x cantidad de dinero por estar aquí? Confíe en sus instintos y si algo le dice que el lugar no es el correcto, tómese el tiempo y siga buscando.

Audiencia Internacional y Servicios de Traducción

Cuando su organización de eventos involucra gente de diferentes países o nacionalidades, debe considerar la posibilidad de requerir servicios de traducción simultánea o asistencia en comunicación.

No importa si su evento es una gran conferencia o una pequeña reunión de negocios, entrevista o curso de capacitación, si su conferencista habla un idioma diferente del que habla o comprende la mayoría de la audiencia, usted definitivamente necesitará servicios de traducción simultánea.

Resulta muy frustrante para la audiencia asistir a un evento en el que se supone que deben hablar o comprender un idioma que no es el propio. Algunas veces, incluso cuando se ofrece la asistencia de traducción simultánea, una parte importante de la audiencia se abstiene de participar o hacer preguntas. Por este motivo resulta esencial que organice actividades de interacción para romper el hielo y ayudar a los asistentes a entender que lo que dicen en un idioma será traducido exitosamente al resto de los participantes.

La contratación de servicios de traducción simultánea implica el alquiler de equipo de traducción simultánea y posiblemente una cabina para los intérpretes. Definitivamente también necesitará equipo de amplificación de sonido, aunque si su evento es suficientemente grande, ya probablemente ha tomado en cuenta este servicio en su organización de eventos.

Algo importante que debe hacer cuando ha decido contratar servicios de traducción simultánea es asegurarse de informarlo a todos. Incluya una nota en sus materiales de mercadeo y correos, asegúrese de que todo el mundo sepa que la conferencia será traducida a su idioma. Esto le ayudará a atraer un segmento de prospectos que de otra manera no considerarían asistir a su evento.

¿Cómo puedo motivar a la gente para que asista a mi evento?

La publicidad es definitivamente la mejor manera de atraer prospectos, ya sea a nivel interno o entre el público en general. Por este motivo, en su organización de eventos debe brindar suficiente anticipación para aumentar las probabilidades de llenar los cupos disponibles.

Durante su organización de eventos hay cosas que puede combinar con su publicidad para motivar a los prospectos a comprometerse con su evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para el registro, y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en o antes de cierta fecha.

También puede ofrecer regalos a quienes se registren temprano, como bonificaciones, certificados de regalo, descuentos de empresas asociadas, libros, etc.

Si ofrece traducción simultánea en dos o más idiomas, asegúrese de hacer publicidad en estos idiomas también, podría estar duplicando  o triplicando su foco de mercado.

Algunos métodos fáciles para promover su evento

La clave en la organización de eventos, incluso con un presupuesto limitado, es convencer a otros de que le hagan publicidad.

Si usted logra que otros hablen sobre su evento, definitivamente economizará dinero en mercadeo y esto redundará en beneficio de su organizacion de eventos.

Así que, adelante y busque colegas que ya estén relacionados con su lista de invitados. Solicíteles su patrocinio en su evento a cambio de publicidad, mercancía, un porcentaje de la inscripción, un descuento para sus clientes o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su lista de correos. No sabe la cantidad de profesionales que ya no saben que poner en sus boletines.

Si este no es su primer evento, pida a asistentes anteriores que le recomienden a otros. Una buena idea es ofrecer a los asistentes un formulario de retroalimentación para devolver al final del evento. De esta manera no solo puede conocer lo que ha sido bueno o malo en su evento, sino que también puede pedir comentarios o incluso recomendaciones de amigos o colegas que podrían estar interesados en sus próximos eventos.

¿Qué tan frecuentemente debo contactar a mis invitados?

¡Tan frecuentemente como lo permita su presupuesto! Afortunadamente, hoy en día hay muchas maneras rentables de anunciar cualquier cosa. Internet es definitivamente una excelente herramienta para informar a otros sobre su evento.

Primero que nada, necesitará una lista de correos… ¡y una buena! Comprar una lista de correos es una gran decisión que debe enfrentar con cautela. Muchas empresas tratarán de convencerle de que tienen la lista de correos que usted necesita, cuando en realidad lo único que tienen es una lista al azar de emails sin ninguna idea del perfil de los destinatarios. Su propia lista debería ser la mejor lista. Si ha trabajado en organización de eventos durante algún tiempo, probablemente ya tiene una buena lista de contactos en los que se puede enfocar con su campaña.

Sin embargo, si no tiene tanta experiencia y requiere adquirir una lista, busque una empresa con buena reputación que pueda darle referencias de clientes con negocios similares al suyo. No tema pedir referencias a cualquiera que involucre en su organización de eventos, usualmente es la única manera de avanzar si se está iniciando en una nueva área.

Un Website también es una buena manera de promover cualquier proyecto de negocios incluso uno de organización de eventos. Sin embargo, debe saber que un website necesita tiempo para crecer y evolucionar. Usted no puede esperar tener un website bien posicionado con los buscadores con muy poco contenido o solo unas cuantas semanas de operación.

Así que el mejor camino es empezar su Website lo antes posible. Construya un website permanente para su empresa de organización de eventos y agregue una página o grupo de páginas especiales para cada evento que planee.

Pero asegúrese de investigar profundamente. Averigüe cuál es la mejor manera de diseñar un sitio y el tipo de contenido que debería incluir para atraer visitantes.

Personalmente, yo he confiado en un servicio llamado “Site Build-It” (o SBI).

Le recomiendo echar un vistazo a lo que ofrecen. Mi experiencia con ellos ha sido asombrosa. Durante varios años, publiqué el website de mi empresa sin obtener nunca ningún cliente por ese medio. Sin embargo, después de empezar a trabajar con SBI, en apenas unos meses mi sitio se volvió más popular de lo que jamás creí posible y con mucho menos esfuerzo que en el pasado.

¿Cómo puedo asegurarme de que todos asistan?

Usted puede estar casi seguro que algunas de las personas que se inscriben en su evento, o incluso personas han pagado, faltarán el día del evento (no crea que esto es un error en su organización de eventos).

¿Por qué? Bueno, a usted se le ocurren probablemente cien razones, y puede haber más. Enfermedad, un viaje de último momento, problemas personales, un carro que no arranca, un niño o cónyuge enfermo, etc.

Muchos de estos motivos están fuera de nuestro control durante la organización del evento, sin embargo, hay unos cuantos motivos que usted puede ayudar a prevenir con un poco de organización adicional. Tal es el caso de los participantes que simplemente olvidan asistir a su evento, se sienten cansados o desmotivados en el último momento o se complican con tareas de última hora en el hogar o la oficina.

¿Cómo puede usted asegurarse de que este grupo de participantes llegue a su evento? Bueno, es muy fácil… siga recordándoles.

No tema convertirse en una molestia con sus recordatorios. Pero utilice un poco de imaginación y creatividad para evitar ser repetitivo o aburrido.

Sus recordatorios deben ofrecer algo interesante que motive a los invitados a leer sus mensajes. Tal vez puede ir revelando poco a poco información clave o secretos que serán tratados durante el evento. Esto puede servirle no solo como recordatorio para quienes pudieran olvidar el evento, sino también a mantener a todos motivados y esperando con ansias.